Автоматизированной системой (АС) называется система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. Так это понятие сформулировано в ГОСТ 34.003-90. Подобно многим формальным определениям, оно не добавляет ясности. Что же такое автоматизированная система по существу?
Существует много программных продуктов в названии которых присутствует слово «система», например, система управления базами данных или геоинформационная система, но это терминологический казус.
Термином сервис мы здесь обозначаем автоматизированную систему, у которой как можно большая часть технических и программных средств физически и организационно вынесена за пределы организации-пользователя.
Предположим, мы создаем автоматизированную систему на базе Microsoft
SharePoint. Можно установить этот продукт в компании, для чего потребуется
приобрести сервер и лицензии, а можно воспользоваться услугами провайдера, у
которого это все уже есть.
В последнем случае мы получим сервис.
Создание в компании сервиса принципиально происходит так же, как создание автоматизированной системы и дает примерно тот же результат: автоматизированную деятельность. Но, как правило, быстрее и с меньшими затратами. Другое дело, что не всякую проблему удается решить с помощью сервиса, во многих случаях приходится создавать обычные автоматизированные системы.
В состав технической документации на автоматизированную систему входят две обширные категории документов:
Одновременно с этим в составе технической документации на автоматизированную систему могут быть выделены:
В табл. 1 показан состав всей технической документации на автоматизированную систему.
Таблица 1. Состав технической документации на автоматизированную систему
| Предмет | Покупное | Создаваемое |
| автоматизированная система | — | документация
разработки эксплуатационная |
| технические средства | эксплуатационная | документация разработки эксплуатационная |
| программное обеспечение | эксплуатационная | документация разработки эксплуатационная |
Документация разработки автоматизированной системы выполняет две функции. Обе они критически важны. Во-первых, документация служит для обмена технической информацией между всеми участниками разработки. Во-вторых, в документации фиксируется техническая часть соглашений между исполнителем и заказчиком. Более того, техническому заданию нередко придают статус приложения к договору на создание системы.
Согласно КСАС, процесс создания
автоматизированной системы подразделяется на стандартные стадии. На каждой
стадии предусмотрен выпуск определенных документов.
В табл. 2
перечислены наиболее распространенные из них.
Таблица 2. Документация разработки АС (наиболее распространенные документы)
| Стадия создания | Документ | Содержание | |
| № | Наименование | ||
| 1 | Формирование требований к АС | отчеты по НИР | текущее состояние автоматизируемого объекта, целесообразность и главные направления автоматизации, принципиально важные требования к будущей АС |
| 2 | Разработка концепции АС | концепция АС | возможные пути реализации АС, их сопоставление и выбор наилучшего |
| 3 | Техническое задание | техническое задание | требования к функциям и техническим характеристикам АС |
| 4 | Эскизный проект | аналогично техническому проекту (см. ниже), но с меньшей детализацией | |
| 5 | Технический проект | пояснительная записка | общие сведения об АС, обзор основных технических решений по ее созданию |
| описание автоматизируемых функций | детализированный порядок выполнения каждой из функций АС (например, описание выполнения бизнес-процессов в автоматизированном режиме) | ||
| описание постановки задач | формализованные постановки отдельных задач, решаемых при выполнении функций АС (например, транспортной задачи: дан список магазинов, требуется рассчитать оптимальный маршрут грузовика, который развозит товар) | ||
| описание проектной процедуры | процедуры решения задач в режиме человек-машина (например, ввод параметров заказа, принятого оператором, через серию экранных форм) | ||
| описание алгоритма | алгоритмы решения вычислительных задач | ||
| описание комплекса технических средств | состав и характеристики технических средств АС | ||
| описание программного обеспечения | состав и характеристики программных средств АС | ||
| описание информационного обеспечения | состав данных, с которыми работает АС, их логическая и физическая структура | ||
| описание организационной структуры | состав оперативного и эксплуатационного персонала АС, необходимые изменения в организационной структуре заказчика при внедрении АС | ||
| 6 | Рабочая документация | программа и методика испытаний | условия проведения испытаний АС, описания процедур, позволяющих убедиться в том, что АС соответствует техническому заданию |
Приблизительный состав эксплуатационной документации на автоматизированную систему в соответствии с КСАС приведен в табл. 3.
Таблица 3. Эксплуатационная документация на автоматизированную систему
| Документ | Аудитория | Содержание |
| Системная документация | ||
| формуляр | ИТ-менеджер, отвечающий за эксплуатацию системы, руководитель ИТ-подразделения в организации, внешние исполнители и консультанты | назначение системы, ее основные характеристики, сведения о ее текущем состоянии и рекламациях по ней |
| общее описание системы | ИТ-менеджер, отвечающий за эксплуатацию системы, внешние исполнители и консультанты | назначение системы, перечень ее основных функций, необходимые для ее работы ресурсы, связи с другими системами |
| инструкция по эксплуатации КТС | системные администраторы, обслуживающие автоматизированную систему | порядок обслуживания технических средств автоматизированной системы |
| технологические инструкции | оперативный персонал (пользователи) автоматизированной системы | порядок выполнения операций, предусмотренных в автоматизированной системе |
| Документация на компоненты автоматизированной системы | ||
| эксплуатационная документация на технические средства | ||
| эксплуатационная документация на программное обеспечение | ||