КомпанияУслугиОбучениеСервисы

Как убедительно составить смету, план или отчет с численными данными

Версия для печати

Как убедительно составить смету, план или отчет с численными данными

М. Острогорский, 2012

Иногда начальники или заказчики требуют от нас представить документ о том, как мы планируем потратить тот или иной ресурс. Таким ресурсом может быть бюджет, время, место в помещении, производственные мощности, внимание какой-нибудь аудитории или все вместе взятое. Всегда ли мы действительно знаем заранее, как мы будем ими распоряжаться? Конечно, нет.

Многие обстоятельства приходится выяснять по ходу дела и как-то приспосабливаться к ним. Но планы и сметы мы вынуждены подавать заранее, потому что так принято. И вот, нам приходится, принимая на себя известные (хотелось бы надеяться) риски, писать их наугад. Если мы хотим, чтобы нашему начинанию дали зеленый свет, наши сметы и планы должны выглядеть, по меньшей мере, убедительно. Как этого добиться?

В двух словах, убедительный документ должен быть живописным и неабсурдным. Вот несколько правил, которые (мы верим) вам помогут.

1. Для чисел используйте таблицы. Текст, в котором среди пространных рассуждений разбросаны отдельные числа, читать невозможно. Лучше всего делать таблицы в программе Microsoft Excel или OpenOffice.Calc, чтобы получатель документа мог «поиграть» с данными.

Если необходим текстовый комментарий, раскрывающий ситуацию качественно, поставьте его рядом с таблицей или наберите в отдельном файле.

Имейте в виду, что текстовый процессор Microsoft Word тоже поддерживает формулы с автоматическим пересчетом. Они не такие удобные, как в электронных таблицах, но все-таки ими можно пользоваться, если от вас требуют прислать смету или план именно в формате Microsoft Word.

2. Указывайте в ячейках таблицы только сами числа. Не набирайте вместе с числом единицу измерения, потому что она будут мешать при подстановке ячейки в формулы. Даже если вы сами не планируете этого делать, возможно, это потребуется получателю документа. Напомним, что программа Microsoft Excel позволяет отображать числа вместе с символом процента или обозначением денежной единицы (набирать их вручную при этом не требуется).

3. Точность, с которой вы указываете значения показателей, должна соответствовать способу и целям измерения, а также особенностям измеряемого объекта.

Из школьного курса физики мы должны знать, что бессмысленно записывать значения показателей с точностью, превышающей фактические возможности измерительного прибора. Если вы купили слона и загнали его на весы с ценой деления 1 кг, не пишите результат с точностью до грамма.

Однако ошибкой было бы ограничиваться формальным соблюдением этого правила. Хорошо, оказалось, что ваш слон весит 4 856 кг. Можно так и написать. Но тогда человек, немного знакомый со слонами, скорее всего, отнесется к вашему документу с недоверием. Известно ли вам, что дневной рацион слона составляет до 300 кг пищи и 200 л. воды? При взвешивании ваш слон был сыт или голоден? Логичнее было бы взять значение этого показателя с запасом и написать, что животное весит 4 900 кг или просто около 5 тонн.

Не забудем и о целях измерений. Завышение веса оправдано, если вы пытаетесь найти для слона подходящего перевозчика. Вы же не хотите, чтобы пароход с вашим слоном пошел ко дну, или самолет потерпел крушение. Но если речь идет о таможенной пошлине, настаивайте, что слон как таковой — только 4,5 тонны, а все остальное — это, простите, говно.

4. «Круглые» и «некруглые» числа. Часто считают, что «некруглым» числам люди доверяют больше, чем «круглым». Все чуточку сложнее.

Обычно люди воспринимают «круглые» числа как заведомо приблизительные, а «некруглые» как точные или, во всяком случае, как довольно близкие к реальности. Таким образом, «круглость» и «некруглость» значений, которые вы указываете, должна отвечать представлениям читателя о ваших измерительных возможностях. В противном случае он не поймет, как вы получили эти данные, и будет сомневаться в их достоверности и вообще во всем, что вы ему пытаетесь сообщить.

Предположим, вы купили пятерых слонов. Если вы напишете, что каждый из них весит 5 тонн, это будет правдоподобно. Если для каждого слона вы укажете индивидуальный вес с точностью 50 кг, это тоже будет правдоподобно. Но пять слонов по 4 850 кг — это какой-то загадочный феномен. Не на конвейере же их делали!

5. Проверяйте согласованность приводимых вами значений дополнительными расчетами. Правдоподобные и скромные, на первый взгляд, данные могут заставить читателя усомниться в вашем чувстве реальности или в умении считать.

В таблице ниже приведены некоторые типичные случаи, в которых не помешает тщательная проверка значений показателей на соответствие друг другу и здравому смыслу.

доли в процентах сумма по частям целого не должна превосходить 100%. Если она меньше, вы должны объяснить, что могло потеряться. Вроде бы это очевидно пятикласснику, однако, в ночь после выборов вся страна наблюдала по федеральному телеканалу табло, согласно которому явка избирателей в некоторых регионах доходила до 170%
объем работ и отведенный срок сколько метров (мегабайт, килограммов, документов и т. д.) вам придется осилить за один рабочий день? Ваши коллеги согласны пахать в четыре смены, или командир местного гарнизона обещал вам прислать солдат?
косвенные затраты (времени, денег, материалов и т. п.) и отведенный ресурс сайт нужен заказчику через две недели? Это утопия. Пускай работы по существу там на три дня. Только заказчик будет две недели подписывать договор, две недели утверждать техническое задание и две недели делать замечания. Реально это морока на два месяца
план продаж и возможности продавца вы разработали корпоративный продукт стоимостью 1 000 долларов и планируете в первый год выручить за него всего-навсего 250 000 долларов. Сколько у вас менеджеров по продажам? Один? Значит, вы полагаете, что он будет делать одну корпоративную продажу нового продукта каждый рабочий день в течение целого года? Тогда он коммерческий гений. Непонятно, почему он работает у вас, а не вы у него. Если же ваш продукт настолько хорош, что покупатели сами будут отрывать его с руками, непонятно, почему вы так скромничаете
план продаж и объем рынка вы начали издавать неплохой информационный бюллетень для банков. В первом квартале на него подписались 143 банка, во втором 286, а в третьем аж 572. Полагаете, удача вам улыбнулась, и в четвертом квартале продажи снова удвоятся? Все может быть, но вряд ли, потому что у нас в стране всего около 1 000 банков

6. Структура документа. До сих пор мы обсуждали отдельные показатели и соотношения между их значениями. Теперь поговорим о том, как выстроить весь документ — смету, план или отчет, — чтобы он выглядел убедительно.

Конечно, в каждом конкретном случае потребуется что-то свое. Разнообразие ситуаций слишком велико, чтобы можно было с уверенностью дать общие рекомендации. Но все-таки мы рискнем высказать одно соображение.

Удачные проекты подобны удачным обедам.

Кто огорошит официанта, заказав десяток яиц всмятку или, скажем, одно яблоко и кастрюлю бульона? Конечно, есть на свете всякие чудаки, но у нормальных людей обед обычно состоит из нескольких блюд, причем каждое имеет определенный смысл.

Проект можно разделить на похожие части. Дальше для определенности будем считать, что речь идет о какой-то заказной работе. Итак, разблюдовка.

«Закуска» — небольшая выразительная часть проекта, которую можно в темпе сварганить из того, что всегда рукой. Подав это блюдо, вы убедите заказчика, что в принципе у вас ресторан, а не бензоколонка. Стоимость примерно 20%, маржа средняя, риски низкие.

«Суп» — большой объем, могучий запах, но по составу в основном горячая вода, которая вам ничего не стоит. Пускай заказчик вычерпывает «первое» ложка за ложкой, дуя, хлюпая, и охотясь за шкварками, пока вы заняты главным блюдом. Стоимость примерно 30%, маржа высокая, риски около нуля.

«Главное блюдо» — самая важная, дорогая и технически сложная часть проекта, без которой он теряет видимый смысл. Стоимость примерно 40%, маржа средняя, риски низкие, когда это отбивная с картошкой, и высокие, когда фаршированная рыба. Если вы сами раньше этого не готовили, лучше найдите достойные полуфабрикаты.

«Десерт» — если честно, только его заказчик хотел по-настоящему. Но еще в детском саду ему объяснили: сладкое положено тому, кто скушал борщ и макароны. Поэтому он согласился оплачивать все остальное. Стоимость примерно 7–8%, по марже «десерт» планово-убыточный, риски (точнее, шансы провала) самые высокие и состоят в том, что затаенные ожидания заказчика вряд ли оправдаются по субъективным причинам. Другое дело, после пекинской утки глупо жаловаться, что трубочка с вареной сгущенкой оказалась не такой, как тридцать лет назад.

«Хлеб», «томатный сок», «соленые огурцы» — текущая отчетность, решение проблем и всякие мелкие дополнительные услуги заказчику. Больше суеты, чем дела, но отказывать в них нельзя: заказчик обидится и в Интернете нехорошо напишет. Последние 2–3% стоимости. Если будут плохие, испортят все мероприятие, если хорошие, примирят заказчика с провальным десертом. Не экономьте на них. О марже речи нет.

Такое деление логично. А главное, знакомо и привычно и оттого нормально и приемлемо. Пеките сметы и планы проектов по нашему рецепту, и будет вам счастье.

* * *

Один японской сказочный персонаж похвалялся, что видел змею длиной с реку и толщиной с бочку. Ему не поверили.

Тогда, чтобы придать своему рассказу больше правдоподобия, он уточнил, что змея была длиной, по крайней мере, с улицу. Ему снова не поверили. Дальше оказалось, что змея была длиной с дерево, а потом с дом, но слушатели усомнились и в этом.

В конце концов, ему пришлось признать, что змея была длиной с бочку. Хвастуна тут же подняли на смех: что за змея длиной с бочку и толщиной с бочку?!

Пусть ваши сметы, планы и отчеты не превращаются в рассказ о такой змее.

© «Философт», 2008–2017

+7 (499) 500-44-77

mail@philosoft.ru

SpyLOG