КомпанияУслугиОбучениеСервисы

Гуманная работа в программе Microsoft Excel

Версия для печати

Гуманная работа в программе Microsoft Excel

М. Острогорский, 2012

Есть такая программа, Microsoft Excel, в просторечии Эксель, а в устах некоторых записных шутников Кисель или Ёксель. Еще есть бесплатная программа со схожими функциями OpenOffice.Calc, но я один раз ее упомяну и больше не буду, поскольку все, сказанное ниже, относится к ней в полной мере.

Вернемся к Экселю. Все умеют его запускать, вводить в ячейки таблиц всевозможные значения и раскрашивать их в разные цвета. Многие освоили составление формул и успешно применяют их для вычислений.

К сожалению, типичного пользователя Экселя совсем не волнует, сможет ли кто-нибудь другой работать с его таблицей. Найдет ли коллега (клиент, знакомый и т. д.) важную для него информацию? Поймет ли, как устроена таблица? Сможет ли воспользоваться ею для обработки собственных данных? За небрежное отношение к этим вопросам мы платим потраченным временем (своим и чужим), а также всякими недоразумениями.

Грамотный пользователь Экселя не только «рисует» таблицы и «считает» по ним. Он конструирует и оформляет свои таблицы таким образом, чтобы другим людям было удобно и приятно с ними работать. Поверьте, это совсем не сложно: в большинстве случаев для создания хорошей таблицы достаточно придерживаться нескольких необременительных правил.

1. Никогда не вводите в ячейку более одного самостоятельного значения. Не набирайте в одной ячейке несколько телефонных номеров подряд, телефонный номер и адрес, страну и город, имя и отчество, фирму и должность. Забудьте, как страшный сон, запятые, наклонные черточки и другие символы-разделители. Каждому информационному полю — своя собственная ячейка таблицы. Только так (рис. 1).

Microsoft Excel нормализация таблиц

Рисунок 1. Каждому полю — своя ячейка

2. Если в колонке набраны числа, укажите в ее заголовке размерность. В чем у вас измеряется длина: в метрах, в парсеках или в попугаях? В каких денежных единицах выражена стоимость: в рублях или в тысячах рублей? Поверьте, жизнь достаточно сложна и без ваших усилий, не заставляйте нас гадать на кофейной гуще.

3. Для чисел больше 999 устанавливайте разбиение по разрядам, например, не 1234567, а 1 234 567. Вставлять пробелы вручную, разумеется, не нужно. Эксель позволяет задать такой формат отображения данных для любой ячейки (или набора ячеек).

4. Если вы набрали колонку чисел одной размерности, не забудьте об агрегированном значении по этой колонке. Агрегация бывает разная, однако, обычно людей интересует либо среднее арифметическое, либо сумма по колонке. Среднее арифметическое полезно для численных характеристик взаимозаменяемых вариантов одного и того же: средняя масса ноутбука, средняя цена за сутки в отеле и т. п. Сумма полезна для численных характеристик частей целого, например, сумма трудозатрат по всем видам работ в проекте или смета материалов для стройки. Но без фанатизма: среднюю температуру по больнице или сумму годов рождения пациентов, конечно, вычислять не нужно.

5. Таблица — не индеец. Не подменяйте данные раскраской. Всегда вводите и храните данные явно. Предположим, у вас в таблице каждая строка может быть хорошей, средней или плохой в каком-нибудь смысле. Не красьте хорошие строки в зеленый цвет, средние — в желтый, а плохие — в красный. То есть красьте на здоровье, красота спасет мир. Только потрудитесь вставить в таблицу дополнительную колонку с явным указанием этой характеристики. Например, для хороших строк в ней будет написано «хор», для средних — «сред», а для плохих — «плох». Это необходимо для поиска строк с нужными характеристиками и их отбора автофильтром.

6. Каждый рабочий лист, на котором есть осмысленные данные, необходимо озаглавить. Листы со стандартными именами «Лист 1», «Лист 2» и т. д. никуда не годятся. Присвойте им понятные, осмысленные имена. Кроме того, если это ничему не мешает технически, вы можете набрать заголовок листа в первой строке и выделить его с помощью шрифта и цвета, а таблицу как таковую разместить ниже.

7. Если вы сделали таблицу для расчетов, покажите, какую роль играет каждая из используемых вами ячеек. Для этого хорошо подойдет раскраска (рис. 2). Например, такая:

обязательные исходные данныелиловый фон
факультативные исходные данныезеленый фон
промежуточные результаты вычисленийсветло-серый фон
основные результаты вычисленийбелый фон, полужирный шрифт
примечания, пояснительный текстбелый фон, основной шрифт
Хорошо раскрашенная таблица в Excel

Рисунок 2. Раскраска ячеек по ролям

© «Философт», 2008–2017

+7 (499) 500-44-77

mail@philosoft.ru

SpyLOG